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Auch in der Online-Kommunikation gibt es Grundregeln, die es gilt einzuhalten, ansonsten besteht die Gefahr sich zu blamieren.

Menschen, die ein Smartphone besitzen, haben auch eine Mailadresse. Es ist daher naheliegend, dass die E-Mail nicht nur in der Geschäftswelt ein weit verbreitetes Kommunikationsmittel ist, sondern auch in der privaten Kommunikation häufig zum Einsatz kommt. Bei den Jugendlichen hat die E-Mail jedoch aufgrund von Messenger Diensten (WhatsApp, iMessage etc.) und Social Media etwas an Bedeutung verloren.

Die 7 besten Tipps für eine erfolgreiche Kommunikation per E-Mail:

  1. Prüfen Sie, ob die E-Mail das geeignete Kommunikationsmittel ist!
    Nicht immer ist die E-Mail das beste zur Verfügung stehende Kommunikationsmittel. Komplizierte oder heikle Themen können Sie besser und schneller in einem persönlichen Telefongespräch / Treffen klären. Außerdem sinkt dadurch die Gefahr von Missverständnissen. Mit den Ohren und Augen (nonverbale Kommunikation) nehmen Sie zusätzliche Kommunikationssignale zum Gesagten auf – dies wirkt sich auch auf Ihr Einfühlungs- und Urteilsvermögen aus.

     

  2. Die richtige E-Mail-Adresse und E-Mail Programmeinstellungen wählen!
    Während in der Schulzeit E-Mail-Adressen mit Pseudonymen wie z.B.”Happygirl… @provider.de” oder “Kingmike…@provider.de” vielleicht damals noch ganz cool geklungen haben, sollte die E-Mail-Adresse spätestens im Erwachsenenalter den echten Namen repräsentieren.
    seriöse E-Mail-Adresse: Nachname, Vorname (Schneider.Michael-D49@provider.de”). Als weiteren Zusatz bei der der E-Mail-Adresse kann man z.B. den Ort, Länderkürzel etc. benutzen.

    Ändern Sie in Ihrem E-Mail-Programm die Kontoeinstellungen, so dass nicht mehr nur die reine Mail-Adresse übertragen wird, sondern der vollständige Name beim Empfänger angezeigt wird. Sie können außerdem noch den Firmennamen hinzufügen.
    Beispiel: Schneider Michael – Schreinerei

     

  3. Betreff
    Mit wenigen Wörtern (höchstens 7 Wörter) den Inhalt des Anliegens beschreiben.
    E-Mails mit längeren Betreffzeilen werden seltener geöffnet, als solche mit kurzen.
    Sachliche Betreff-Formulierungen sind in der Regel auch besser als emotionale Formulierungen.

     

  4. Anrede, Grußformel und Etikette
    Zum guten Einstieg einer E-Mail gehört ein korrekter Gruß und eine Anrede.

    Anrede
    formell: Sehr geehrter Herr Mayer,
    unverbindlich: Guten Tag Herr Mayer,
    persönlich / vertraut: Lieber Herr Mayer, Hallo, lieber Herr Mayer,

    Verabschiedungen
    Standard: Mit freundlichen Grüßen, Freundliche Grüße
    Alternative: Mit besten Grüßen, Beste Grüße nach “Ort”
    persönlich: Mit herzlichen Grüßen
    vertraut: Liebe Grüße, Mach’s gut, Ciao, Bis dann / gleich / später

    Abkürzungen wie MfG oder LG sollten vermieden werden, da dies eher unhöflich wirkt und den Eindruck beim Empfänger erwecken kann: “Für dich nehme ich mir nicht die Zeit, die Grußformel auszuschreiben.”

     

  5. Schreibstil / Typographie
    In der elektronischen Kommunikation hat sich ein kompakter, ungezwungener Schreibstil etabliert. Denken Sie jedoch daran, dass Sie als versierter Schreiber einen guten Eindruck beim Empfänger hinterlassen können und vielleicht auch damit die Sympathien gewinnen. Betrachten Sie gut verfasste Texte als Ihre Visitenkarte.

    – Rechtschreibfehler in E-Mails sind ebenso wenig akzeptabel wie in Briefen.

    – Kurze Sätze (ca. 12 Wörter) tragen zur besseren Verständlichkeit bei.
    Als allgemeine Richtlinie für die Verständlichkeit in der Korrespondenz gelten folgende Satzlängen:
    Bis 8 Wörter: leicht verständlich
    Bis 17 Wörter: durchschnittlich verständlich
    Ab 25 Wörter: schwer verständlich

    – Bei der Verwendung von Großbuchstaben ist Vorsicht angebracht. Großbuchstaben behindern den Lesefluss und können als “Geschrei” vom Empfänger empfunden werden. Wer etwas hervorheben möchte, sollte lieber den Text fett formatieren.

    – Texte mit Struktur versehen. Absätze und Gliederungen mit Aufzählungszeichen helfen unserem Gehirn Inhalte leichter aufzunehmen.
    Aufzählungszeichen: a), b), c) – 1.), 2.), 3.)

     

  6. CC-Feld sparsam nutzen
    Die CC Funktion sollte nur dann genutzt werden, wenn die Empfänger der E-Mail sich untereinander kennen und die Weitergabe des Inhalts kein Problem darstellt.

     

  7. Antwortzeit
    Erwarte nicht eine sofortige Reaktion auf deine E-Mail. In Europa wird einer Antwort innerhalb von 24 Stunden als völlig legitim empfunden. In den USA hingegen wird eine Antwort innerhalb der nächsten 3 Stunden erwartet.